De rol van de partnerorganisatie

Bij het organiseren van projecten is de partnerorganisatie verantwoordelijk voor het werkinhoudelijke gedeelte, de begeleiding op de werkplek en de financiën. Ook helpt de partnerorganisatie bij het vinden van een slaapplaats voor de vrijwilligers in de buurt van de werkplek. De vrijwilligers zijn zelf verantwoordelijk voor de maaltijden en het schoonhouden van de accommodatie 

Werkinhoudelijk

Als ‘werkgever’ zorg je voor het werkinhoudelijke gedeelte van het project. Je draagt zorg voor voldoende werkzaamheden, duidelijke instructies, veiligheid en werkmateriaal. Er wordt gemiddeld dertig uur gewerkt om ruimte over te laten voor de culturele uitwisseling en kennismaking met elkaar en met Nederland. Dit is naast het verrichten van maatschappelijk nuttig werk, ook het doel van de vrijwilligersprojecten.  

Begeleiding op de werkplek

Naast het werkinhoudelijke gedeelte zorg je voor enthousiaste begeleiding op de werkplek. Je stelt een werkbegeleider aan die aanwezig is op het project gedurende de uren dat er gewerkt wordt. De werkbegeleider is verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van het werk en fungeert als vraagbaak. Tevens onderhoudt de werkbegeleider dagelijks contact met de projectbegeleiders van SIW.

Financiën

De partnerorganisatie draagt ook verantwoordelijkheid voor de financiën. De kosten van een project zijn afhankelijk van een aantal factoren en zullen per project verschillen. Om een beeld te geven van wat er aan kosten komt kijken, staat hieronder een overzicht van de belangrijkste kostenposten.

• Voeding: Goede voeding is belangrijk om mee te kunnen draaien in het vaak intensieve programma. Wanneer de deelnemers  zelf koken, moet er gerekend worden op een bedrag van 4 euro per persoon per dag. Het is echter ook mogelijk dit op een andere manier in te vullen, zoals bij projecten in het buitenland vaker gebeurd. Hier wordt door de gemeenschap gekookt voor de vrijwilligers en op deze manier worden deze kosten opgevangen.
• Accommodatie: Goede accommodatie is van belang voor een goed verloop van het project. Vrijwilligers moeten de faciliteiten hebben om op adem te komen en uit te rusten van de drukke projectdagen. Aan de accommodatie stellen we een aantal basiseisen. Ten eerste moet er een goede slaapruimte aanwezig zijn. Hiervoor geldt dat er genoeg ruimte moet zijn voor iedereen om zijn of haar luchtbed neer te leggen. Daarnaast moeten er per tien deelnemers één douche en één wc zijn. Wanneer de deelnemers zelf moeten koken is het natuurlijk vanzelfsprekend dat hiervoor de voorzieningen aanwezig zijn. Om onderling contact en gezelligheid te bevorderen is het belangrijk dat er ook een gezamenlijke ruimte aanwezig is. Deze kan gebruikt worden om gezamenlijk te eten of voor eventuele andere activiteiten. Een accommodatie kan reeds op een project aanwezig zijn. Bij een accommodatie kan gedacht worden aan buurthuizen of scoutinggebouwen.
• Activiteiten: SIW wil de vrijwilligers ook financieel in staat stellen om op een andere manier kennis te maken met Nederland. Daarbij moet gedacht worden aan het bezoek van bijzondere natuurgebieden, musea of andere attracties. 
• Transport: Het is belangrijk dat de vrijwilligers mobiel zijn. Wanneer zij niet op de werkplek zelf kunnen slapen of een project erg afgelegen ligt, moet er vervoer geregeld worden. Meestal zijn fietsen voldoende om van en naar het werk te komen en om de omgeving te verkennen. Het komt wel eens voor dat projecten zo afgelegen liggen dat het boodschappen doen op de fiets problemen oplevert en dat er ander vervoer geregeld moet worden, hiervoor moeten financiële mogelijkheden zijn.
• Projectkosten: Veel van de werkzaamheden die met de projecten te maken hebben worden uitgevoerd door vrijwilligers. Ondanks hun vrijwillige inzet is het onvermijdelijk dat er kosten worden gemaakt bij het organiseren van een project. Hierbij moet gedacht worden aan wervings- en opleidingskosten van de begeleiders, reiskosten van begeleiders en mentoren. Verder werkt er een vaste medewerker op kantoor die zich, naast de directe organisatie van de projecten, het hele jaar bezig houdt met de borging van de kwaliteit en de promotie van de projecten.  

Subsidie

Voor de partnerorganisatie is er de mogelijkheid in samenwerking met SIW op zoek te gaan naar subsidies voor de kosten van het project. Het aanvragen van subsidies kost echter tijd, hiermee moet rekening gehouden worden in de aanloop naar het project.