Inschrijfvoorwaarden Kortetermijnprojecten

lees dit eerst goed door!

Inhoud

- Belangrijk
- Voorbereiding     
- Inschrijfgeld    
- Het inschrijfformulier 
- Handtekening ouders                              
- Meer keuzes opgeven                            
- Deelname meerdere projecten   
- Samen met een vriend(in) 
- Bemiddeling
- Extra motivatie en confirmation slip
- Bevestiging
- Visum en reis regel je zelf
- Annuleren en restitutie inschrijfgeld
- Verandering van keuze na verzending van inschrijfformulier

Belangrijk

Alle inlichtingen die SIW verstrekt over projecten buiten Nederland zijn ontleend aan de gegevens die onze buitenlandse zusterorganisaties ons hebben toegestuurd. SIW kan dan ook geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor de juistheid van die gegevens. SIW kan verder noch verantwoordelijk, noch aansprakelijk worden gesteld voor de handelingen van zusterorganisaties, hun vertegenwoordigers of hun medewerkers ten opzichte van de door onze bemiddeling uitgezonden deelnemers.

We kunnen deze zaken uiteraard wel bij de zusterorganisaties aan de orde stellen. Daarom benadrukken wij het belang van de evaluatieformulieren die je na afloop van je project krijgt toegestuurd.

SIW is verder op geen enkele manier aansprakelijk voor persoonlijke of materiële schade tijdens de projecten en de reis. Sluit dus zelf altijd een goede reisverzekering af. Meer informatie over verzekeringen in jouw project staat in de infosheet die je toegezonden krijgt na inschrijving.

Voorbereiding

SIW organiseert diverse voorbereidingsbijeenkomsten om je voor te bereiden op je project. Deelname aan een voorbereiding is verplicht voor:

(a)    Afrika, Latijns-Amerika, Azië en het Midden-Oosten

(b)    minderjarige deelnemers (jonger dan 18)

(c)    projecten die de verkennersstatus hebben (zoals in de projectomschrijving vermeld).

Let op: als je je al inschrijft voor een project vóórdat de verplichte voorbereiding heeft plaatsgevonden en je mist deze voorbereidingsbijeenkomst dan vervalt je inschrijving en treedt de annuleringsregeling in werking.

Voor deelnemers die buiten de bovengenoemde verplichtingen vallen geldt een eigen verantwoordelijkheid voor het wel of niet deelnemen aan de voorbereiding. Uit ervaring en op basis van de kans op onverwachte, moeilijke situaties in je project beschouwt SIW deelname aan de voorbereiding als:

(a)    zeer aan te raden voor Bulgarije, Roemenië en landen ten oosten van de EU (Kroatië, Bosnië-Herzegovina, Servië, Montenegro, Moldavië, Macedonië, Oekraïne, Wit-Rusland, Rusland, Azerbeidzjan, Armenië, Georgië, en Turkije),

(b)    aan te raden voor de zuidelijke EU-lidstaten (Portugal, Spanje, Italië en Griekenland) en

(c)    nuttig voor de overige Europese landen, VS, Canada, Groenland, Australië en Vanuatu.

Het doel van de voorbereiding is je zoveel mogelijk op weg te helpen naar een plezierig en succesvol project. De voorbereiding zal ervoor zorgen dat je optimaal wordt voorbereid, dat je meer uit je project haalt en op een gezellige manier nieuwe mensen leert kennen die ook een project gaan doen. Welke ervaring je ook hebt en waar je ook heen gaat, de voorbereiding is dus altijd een aanrader!

Inschrijfgeld

SIW hanteert twee tarieven voor het inschrijfgeld voor een korte termijn project:

• € 180   Voor jongeren tot en met 17 jaar en voor studenten die kunnen aantonen dat ze een voltijd-studie volgen.
• € 230   Voor 18 jaar en ouder en niet-student.

Het inschrijfformulier

Heb je een leuk project gevonden, vul dan het online inschrijfformulier in via www.siw.nl. Inschrijvingen worden op volgorde van binnenkomst behandeld. We kunnen je pas aanmelden bij een zusterorganisatie als we het inschrijfformulier plus het inschrijfgeld en contributie ontvangen hebben. Het inschrijfgeld kun je overmaken op giro 4075, t.n.v. SIW Stichting Internationale Vrijwilligersprojecten, te Utrecht, o.v.v. de betalingscode die je krijgt tijdens de aanmeldingsprocedure en het land waar het project plaatsvindt (van je eerste keuze). Het is aan te raden snel te betalen, omdat er veel gegadigden zijn in de periode april-juli. Wie het eerst komt, wie het eerst maalt... Met internetbankieren staat het geld binnen een dag op onze rekening en kunnen we je dan direct gaan aanmelden. Er zijn ook 2 andere opties om te betalen:

• Je kunt op werkdagen zonder afspraak op het secretariaat langskomen om contant te betalen. We zijn van maandag tot en met vrijdag van 9:30 tot 16:30 uur geopend
• Je kunt contant geld storten bij het postkantoor en het stortingsbewijs dat je ontvangt, opsturen (maak voor jezelf een kopie)

Handtekening ouders

• Als je 17 jaar of jonger bent, print dan het inschrijfformulier (welke je via je e-mailadres ontvangt) uit en laat deze ondertekenen door je ouders of je voogd.
  
• Als je meerderjarig bent is het online akkoord gaan met de inschrijfvoorwaarden voldoende en hoef je het formulier niet meer naar ons op te sturen.

Meer keuzes opgeven

Hoe eerder je je inschrijft, hoe groter de kans is dat je wordt geplaatst in het project dat je graag wilt doen. Probeer altijd meer keuzes op te geven, dan heb je meer kans om geplaatst te worden. Vooral sociale en culturele projecten raken snel vol, omdat er minder aanbod van is dan bijvoorbeeld natuur- of constructieprojecten. Geef wel projecten op waar je ook echt naartoe wilt, want het kan voorkomen dat je geplaatst wordt in het project van je laatste keuze.

Deelname aan meerdere projecten = korting!

Je kunt aan meerdere projecten na elkaar deelnemen. Je vult voor ieder project afzonderlijk een inschrijfformulier in. Zet hierbij achter je achternaam een 2,3 of hoger neer. Wanneer je deze aanmeldingsformulieren tegelijk naar ons opstuurt en de betaling in een keer overmaakt, dan krijg je 25 % korting op het inschrijfgeld van je tweede en verdere project.

Samen met een vriend(in)

Wanneer je samen met een vriend of vriendin naar een project wilt, vermeld dit op het inschrijfformulier. Wacht niet te lang met inschrijven, als er bijvoorbeeld al één plaats voor een Nederlandse deelnemer vergeven is op een project, kun je al niet meer met z’n tweeën worden aangemeld.

Bemiddeling

Is je formulier en de betaling bij ons aangekomen dan melden we je aan voor het project van je eerste keus. De buitenlandse zusterorganisatie beslist dan of je geplaatst wordt. Hier heeft SIW geen enkele invloed op en we kunnen je dus van te voren ook niet zeggen hoe groot de kans is dat je geplaatst wordt. Na aanmelding krijgt SIW binnen vijf werkdagen bericht, voor projecten in Europa, Noord-Amerika en Australië, en binnen tien werkdagen voor projecten in Azië, Afrika en Latijns-Amerika. Indien de zusterorganisatie je niet kan plaatsen, gaan wij door met keuze 2, 3 etc. Hoe snel dit loopt is afhankelijk van je keuzes. Het kan bijv. zijn dat de projecten die je hebt opgegeven van één zusterorganisatie zijn. Zij hebben dan meer mogelijkheden om een plaats voor je te vinden. Zijn de projecten van je keuze vol, dan komt een organisatie soms zelf met een voorstel voor een soortgelijk project in dezelfde periode. Wanneer je projecten hebt opgegeven van verschillende zusterorganisaties, dan geldt voor elke aanmelding telkens een periode van vijf of tien werkdagen. Hoe meer keuzes je opgeeft, hoe beter wij voor je kunnen bemiddelen. Mochten alle projecten van je keuze vol zijn, dan nemen we direct schriftelijk of telefonisch contact met je op, om in overleg met jou, naar verdere mogelijkheden te zoeken.

Extra motivatiebrief en confirmation slip

Soms wordt in de projectbeschrijving gevraagd een motivatiebrief mee te sturen. Is dit het geval dan is de zusterorganisatie die het project organiseert erg geïnteresseerd in je motivatie voor deelname aan het project, bijvoorbeeld omdat ze meer aanmeldingen krijgen voor weinig projectplaatsen. Als je geen passende motivatie hebt, bestaat daarom de kans dat ze je niet selecteren. Stuur daarom, als daar in de projectomschrijving naar wordt gevraagd, jouw motivatiebrief in het Engels apart naar Dit e-mail adres is beschermd door spambots, u heeft Javascript nodig om dit onderdeel te kunnen bekijken .

Voor verkennersprojecten en middellange termijn projecten (een tot drie maanden) is een (Nederlandse) motivatiebrief verplicht. Dit wordt vermeld in de omschrijving van het betreffende project. Stuur het document op naar SIW via Dit e-mail adres is beschermd door spambots, u heeft Javascript nodig om dit onderdeel te kunnen bekijken

Van een aantal organisaties krijg je bij bevestiging van plaatsing via ons een ‘confirmation slip’ (bevestigingsstrookje), dat je ondertekend naar SIW terug moet sturen. Wij sturen dat dan z.s.m. door naar de desbetreffende organisatie. Je plaatsing is namelijk pas definitief als ze je confirmation slip ontvangen hebben!

Bevestiging

Wanneer je geplaatst bent, ontvang je van SIW een bevestiging per email. Tevens ontvang je uiterlijk drie weken voor aanvang van het project meer projectinformatie in de vorm van een infosheet en kun je je reis gaan regelen. In de infosheet staat o.a. hoe je bij de projectlocatie komt (vaak met een verzamelpunt waar je wordt opgehaald), een werkbeschrijving, omschrijving van de omgeving of het klimaat, waar je slaapt, wat je mee moet nemen en een telefoonnummer voor noodgevallen.

Als je één week voor aanvang van het project nog geen infosheet hebt ontvangen (dit is meer uitzondering dan regel), bel dan naar SIW.

Neem de infosheet mee op reis en laat ALTIJD een kopie achter voor de thuisblijvers, zodat die weten waar je te bereiken bent in geval van nood.

Visum en reis regel je zelf

Als je een definitieve plaatsingsbevestiging hebt ontvangen per e-mail, dan kan je zelf je reis, paspoort, verzekering, inentingen en eventueel een visum regelen. Meer info over visa voor landen buiten Europa kan je vragen aan de landenspecialist van SIW, waarmee je gedurende de voorbereidingsperiode in contact komt of je kunt zelf ook op de website www.visumdienst.nl kijken. Wanneer voor het verkrijgen van een visum een officiële uitnodiging nodig hebt, dan krijg je die via SIW van de organisatie waar je het project gaat doen. Hier gaan enkele weken overheen, dus schrijf je tijdig in. Refereer bij de visumaanvraag of bij aankomst in het land altijd naar toerisme als doel.

Annuleren en restitutie inschrijfgeld

Annuleren kan uitsluitend schriftelijk. De datum van ontvangst van de annulering bij SIW telt voor de teruggave van het inschrijfgeld. Als je niet aan het project wilt of kunt deelnemen, annuleer dan altijd, ook al heb je gezien de annuleringstermijn geen recht op teruggave van het inschrijfgeld. Als je zonder officiële afmelding bij een project wegblijft, heeft dit gevolgen voor het geplande werk en de activiteiten. Bovendien ontneem je dan andere geïnteresseerden de kans jouw plaats over te nemen. Als je annuleert terwijl je nog geen bericht ontvangen hebt in welk project je geplaatst bent, betaal je toch annuleringskosten. Indien je in een project bent geplaatst en je wilt een ander project gaan doen, dan geldt deze regeling ook.

Restitutie van inschrijfgeld vindt in principe maandelijks plaats. SIW aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid m.b.t. de gemaakte reiskosten of vergoeding daarvan. Sluit dus altijd een goede annuleringsverzekering af!

Mocht er onverhoopt iets tussen komen en je kan of wilt niet meer deelnemen aan een project dan kun je in aanmerking komen voor teruggave van inschrijfgeld.

In de volgende gevallen kom je in aanmerking voor restitutie van het inschrijfgeld:

1. Als je niet geplaatst kunt worden omdat de projecten van je keus vol zijn, en je niet aan een ander project wilt of kunt deelnemen. Laat ons in zo'n geval altijd schriftelijk weten dat je wilt dat de bemiddeling gestaakt wordt, zodat wij kunnen registreren dat je in aanmerking komt voor 100 % restitutie van het inschrijfgeld.
2. Als je zelf moet annuleren geldt de volgende restitutie-regeling:

• Annulering meer dan 28 dagen voor aanvang van het project: teruggave van 50% van het inschrijfgeld.
• Annulering 28 tot 7 dagen voor aanvang van het project: teruggave van 25% van het inschrijfgeld.
• Annulering 7 dagen of minder voor aanvang van het project: géén restitutie.

1. 100 % wanneer er een negatief reisadvies (instabiele politieke situatie, burgeroorlog, natuurramp etc.) geldt voor het land waar jouw project is, na jouw plaatsing. SIW meldt dit aan jou. Bij twijfel kun je contact met ons opnemen. Reeds gemaakte reiskosten worden niet vergoed. Mocht je bij een negatief reisadvies van SIW toch besluiten aan het project deel te nemen, ligt die verantwoordelijkheid geheel bij jou.
2. 100% wanneer het project door de zusterorganisatie geannuleerd wordt en je de geboden alternatieven niet accepteert.

Verandering van keuze na verzending van inschrijfformulier

Mocht je na het versturen van dit inschrijfformulier van keuze willen veranderen, dan dien je de oude inschrijving eerst te annuleren. Bovenstaande annuleringsregels zijn dan van toepassing. Daarna kan je via een nieuw inschrijvingsformulier je aanmelding voor een nieuw project in werking zetten. Als je nieuwe betaling daarna ontvangen is dan kan je nieuwe inschrijving definitief worden uitgevoerd.

Bovenstaande betekent dus ook dat deze regel ook van toepassing is op het moment dat je plaatsing op een bepaald project al is uitgevoerd en je besluit om aan een ander project te willen deelnemen.